2020. 5. 20 시행

운 영 규 정

운 영 규 정

제1장 총 칙

제1조(목적) 이 규정은 본회의 인장(印章), 회기(會旗) 및 간판(看板), 문서(文書), 회지발간(會誌發刊) 등 본회 운영에 관한 사항을 규정함을 목적으로 한다.(2008. 4. 29 개정)

제2장 회 인

제2조(정의) 회인(會印)이란 본회의 업무와 관련하여 발송, 교부 또는 본회의 인증(認證)이 필요한 문서에 사용하는 인장(印章)을 말한다.

제3조(종류) 회의 인감은 회인과 직인의 2종으로 한다.

제4조(구분) ① 각급회는 다음 각 호의 인감을 비치한다.

1. 중앙회는 법인인감으로 등록하는 회를 대표하는 회장직인과 기금관리 등 금융기관에 등록 사용할 회계용 인감 및 법인인감을 대용할 소형의 사용인감으로 구분한다.

2. 산하 각급회의 인감은 당해회 회장의 직인과 업무용 인감으로 구분한다.

3. 각급회는 전자문서에 사용하기 위하여 전자이미지 직인을 가진다.(2012. 10. 25 신설)

제5조(글자체) 인감은 한글로 하여 가로 새긴다.(2012. 10. 25 개정)

제6조(인형 및 규격) ① 직인의 인형(印型)은 4각형으로 하고 당해회의 회장직명만을 새기되 그 규격은 별지 제1호 서식과 같다.

② 회계용 및 업무용 인감의 인형은 제1항에 따른 직명을 새기되 그 규격은 별지 제2호 서식과 같다.

③ 사용인감은 제2항에 준한다.

제7조(등록) 인감은 직근 상급회에 비치된 별지 제3호 서식의 회인등록부에 그 인영(印影)을 등록한 후에 사용하여야 하며 전자이미지 직인의 인영은 전자이미지직인 대장에 등록후 사용하여야 한다.(2012. 10. 25 개정)

제8조(재등록 및 폐기) ① 인감이 분실, 마멸, 그 밖의 사유로 갱신할 필요가 있는 때에는 폐기일과 그 사유를 들어 재등록한 다음에 사용하여야 하며, 전자이미지 직인을 재등록한 경우 즉시 사용중인 전자이미지 직인을 삭제하고 재등록한 이미지 직인으로 전환하여 사용한다.(2012. 10. 25 개정)

② 사용중인 전자이미지 직인의 원형이 제대로 표시되지 아니하는 경우 전자이미지 직인을 재등록하여 사용하여야 한다.(2012. 10. 25 신설)

③ 제1항과 제2항에 따라 전자이미지 직인을 폐기하거나 재등록한 경우 전자이미지 대장에 그 사유를 적어야 한다.(2012. 10. 25 신설)

제9조(공고) 인감 또는 전자이미지 직인을 등록 또는 재등록하거나 폐기한 때에는 다음사항을 경우신문에 공고하여야 한다.(2012. 10. 25 개정)

1. 인감 전자이미지 직인의 등록·재등록 또는 폐기사유(2012. 10. 25 신설)

2. 등록·재등록 인감, 전자이미지 직인의 최초 사용 연월일 또는 폐기 인감, 폐기이미지 직인의 폐기 연월일(2012. 10. 25 신설)

3. 등록·재등록 또는 폐기 인감, 폐기이미지 직인의 이름 및 인영(2012. 10. 25 신설)

4. 해당회의 장(2012. 10. 25 신설)

제10조(인감의 사용) 법인인감을 비롯한 각급회의 회인을 사용할 때에는 기록부(별지 제4호)에 필요한 사항을 기록하여야 한다.

제11조(날인한계) ① 인감의 날인한계는 다음 각 호와 같다.

1. 중앙회

가. 회장직인은 중앙회를 대표해서 발송되는 국내외문서 및 회장이 인정하는 인증서 등에 사용한다. 단, 대내문서는 날인을 생략할 수 있다.

나. 회계용 인감은 기금의 예치 금전출납 등 회계업무 처리시 사용한다.

2. 각급 산하회

각급산하회는 제1호에 따른다.

제12조(보관책임) ① 회인 및 직인의 보관책임은 각각 다음과 같다.(2008. 4. 29 개정)

1. 중앙회의 법인인감과 사용인감 및 기금관리 등 금융기관에 사용하는 직인은 사무총장이, 문서 등에 시용하는 직인은 총무처장

2. 시․도와 해경회 및 특별회의 회인은 사무처장

3. 지역회 및 특별회 산하회의 날인인감은 사무국장

제3장 회기 및 간판

제13조(정의) 회기(會旗)라 함은 중앙회를 비롯한 산하 각급회의 기(旗)를 말한다.

제14조(회기의 종류와 제식) 회기는 정기(正旗)와 약기(略旗)를 두고, 제식(製式)은 별지 제5호 서식과 같다.(2008. 4. 29 개정)

제15조(회기의 규격) 회기의 규격은 다음과 같다.

- 회기의 규격 -

〈 깃봉(旗棒)의 종류 〉

1. 정기의 깃대는 크롬도금으로 장식한 화이트칼라(실버) 금속제로 하고 그 머릿부분은 같은색의 금속제 창(槍)형으로 한다.

2. 약기의 깃대는 회색의 FRP제로 하고 그 머릿부분은 노랑색의 금속제 창형으로 한다.

제16조(회기의 사용) 정기(正旗)는 각종 의식 때에, 그 밖의 행사 때에는 약기(略旗)를 사용한다.

제17조(간판의 규격) 각급회에 게시할 간판(看板)의 규격은 별지 제6호 및 제 7호 서식에 의하고 크기는 다음과 같다.

제18조(간판의 각자(刻字)) 각급회의 간판은 단조롭고 고상한 색에 한글로 명확하게 제작하여야 한다.

제19조(명칭) 각급회 간판에 쓰일 명칭(별지 제6호 및 제7호 서식)은 다음과 같이 한다.(2008. 4. 29 개정)

중앙회 : 대한민국재향경우회 중앙회

해경회․특별회 : 국가명 뒤에 해경회명 또는 특별회명 명기

(예시: 대한민국해경재향경우회, 대한민국참전경찰국가유공자회, 대한민국여경재향경우회,

대한민국전․의경재향경우회, 대한민국기능재향경우회)

시․도회 : 특별회, 광역시, 도의 지역명을 붙여 재향경우회로 표기

(예시: 서울특별시재향경우회, 인천광역시재향경우회, 경기도재향경우회)

지역회 : 경찰서 또는 해양경찰서 명칭(관서명 제외)을 붙여 재향경우회로 표기

(예시: 서울서초재향경우회, 천안재향경우회)

특별회 산하회 : 특별회, 광역시, 도의 지역명 뒤에 특별회명을 붙여 표기

(예시: 서울특별시참전경찰국가유공자회, 부산광역시여경재향경우회, 충청북도전․의경재향경우회)

(2015. 10. 6 개정)

제4장 문서의 작성 및 처리

제21조(목적) 이 장(章)은 각급회의 문서 작성요령 및 처리절차를 규정함을 목적으로 한다.

제22조(용어의 뜻) ①ꡒ문서ꡓ란 회내부 또는 회외부 기관의 업무상 필요에 따라 작성하거나 시행하는 행정상의 일반적인 문서(도면·사진·디스크·테이프·필름·슬라이드·전자문서 등의 특수매체기록을 포함한다. 이하같다)와 접수한 모든 문서를 말한다.(2012. 10. 25 개정)

②ꡒ전자문서ꡓ란 컴퓨터 등 정보처리 능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성되거나 송신·수신 또는 저장된 문서를 말한다.(2012. 10. 25 신설)

③ꡒ서명ꡓ이란 기안자·검토자·협조자·결재권자 또는 발신명의인의 문서(전자문서를 제외한다)상에 자필로 자기의 성명을 다른 사람이 알아볼 수 있도록 한글로 표시하는 것을 말한다.(2012. 10. 25 신설)

④ꡒ전자이미지 서명ꡓ이란 기안자·검토자·협조자·결재권자 또는 발신명의인이 전자문서상에 전자적인 이미지 형태로 된 자기의 성명을 표시하는 것을 말한다.(2012. 10. 25 신설)

⑤ꡒ전자문서서명ꡓ이란 기안자·검토자·협조자·결재권자 또는 발신명의인이 전자문서상에 자동 생성된 자기의 성명을 전자적인 문서형태로 표시하는 것을 말한다.(2012. 10. 25 신설)

⑥ꡒ전자이미지 직인ꡓ이란 직인의 인영을 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 전자적인 이미지 형태로 입력하여 사용하는 직인을 말한다.(2012. 10. 25 신설)

⑦ꡒ전자문서시스템ꡓ이란 문서의 기안·검토·협조·결재·등록·시행·분류·편철·보관·보존·이관·접수·배부·공람·검색·활용 등 모든 처리절차가 전자적으로 처리되는 시스템을 말한다.(2012. 10. 25 신설)

⑧ꡒ정보통신망ꡓ이란 전기통신설비를 활용하거나 전기통신설비와 컴퓨터의 이용기술을 활용하여 정보를 수집·가공·저장·검색·송신 또는 수신하는 정보통신체제를 말한다.(2012. 10. 25 신설)

제23조(문서의 종류 및 처리) 문서의 종류 및 그 처리방법은 다음과 같다.

① 훈령: 중앙회에서 하급회에 대하여 장기간에 걸친 운영상의 광범한 목적, 방침 및 계획에 관한 지침을 하달하기 위한 명령으로서 별지 제11호 서식에 따라 작성하고, 누년 일련번호를 사용한다.

② 예규: 행정업무의 통일을 기하기 위하여 반복적 행정사무의 처리기준을 제시하는 법규문서 외의 문서로 조문형식 또는 시행문 형식에 따라 작성하고, 누년 일련번호를 사용한다.

③ 지시: 상급회에서 직권 또는 하급회의 문의에 의하여 하급회에 운영상의 방침 또는 계획에 관한 구체적인 지침과 통제를 목적으로 발하는 명령으로서 별지 제12호 서식에 따라 작성하고, 연도별 일련번호를 사용한다.

④ 일일명령: 당직․출장․시간외 근무․휴가 등 일일업무에 관한 명령으로서 별지 제13호 서식에 따라 작성하고, 연도별 일련번호를 사용한다.

⑤ 발령: 각급회 임직원의 개인신상에 관한 사항으로서 임면, 승진, 전보, 전직 등의 명령이며 임명권자 명의로 하고 별지 제14호 서식에 따른다.

⑥ 회보: 각급회장이 회의 소속 직원이나 하급회에 업무연락․통보 등 일정한 사항을 알리기 위한 경우에 하달하는 일반사항과 공시사항을 수록하는 것으로서 별지 제15호 서식에 따라 작성하고, 연도별 일련번호를 사용한다.

제24조(문서의 분류) 총회 및 이사회의 의결문서를 특류(特類)로 하고 회장의 일반결재문서와 사무총장이 전결 또는 종결한 문서를 갑류(甲類) 기타의 문서를 을류(乙類)로 한다.

제25조(문서의 성립 및 효력발생) ① 문서는 결재권자가 해당문서에 서명(전자이미지 서명, 전자문서서명을 포함한다. 이하 같다)의 방식으로 결재함으로써 성립한다.

(2012. 10. 25 신설)

② 문서는 수신자에 도달(전자문서의 경우에는 수신자가 관리하거나 지정한 전자적 시스템 등에 입력되는 것을 말한다)됨으로서 효력을 발생한다.(2012. 10. 25 신설)

③ 민원문서를 정보통신망을 이용하여 접수·처리한 경우에는 당해 민원사항을 규정한 법령에서 정한 절차에 따라 접수·처리된 것으로 본다.(2012. 10. 25 신설)

제26조(문서작성의 일반원칙) ① 문서는「국어기본법」제3조제3호에 따른 어문규범에 맞게 한글로 작성하되, 뜻을 명확하게 전달하기 위하여 필요한 경우에는 괄호안에 한자나 그 밖의 외국어를 함께 적을 수 있으며, 특별한 사유가 없으면 가로로 쓴다.(2012. 10. 25 신설)

② 문서의 내용은 간결하고 명확하게 표현하고 일반화 되지 않은 약어와 전문용어 등의 사용을 피하여 이해하기 쉽게 작성하여야 한다.(2012. 10. 25 신설)

③ 문서에는 음성정보나 영상정보 등이 수록되거나 연계된 바코드 등을 표기할 수 있다.(2012. 10. 25 신설)

④ 문서에 쓰는 숫자는 특별한 사유가 없으면 아라비아 숫자를 쓴다.(2012. 10. 25 신설)

⑤ 문서에 쓰는 날짜는 숫자로 표기하되, 연·월·일의 글자는 생략하고 그 자리에 온점을 찍어 표시하며, 시·분은 24시각제에 따라 숫자로 표기하되 시·분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점을 찍어 구분한다. 다만, 특별한 사유가 있으면 다른 방법으로 표시할 수 있다.(2012. 10. 25 신설)

⑥ 문서 작성에 사용하는 용지는 특별한 사유가 없으면 가로 210밀리미터, 세로 297밀리미터의 직사각형 용지로 한다.(2012. 10. 25 신설)

⑦ 용지의 공간은 상단부로부터 2.5㎝ 하단부 2㎝를 두고 그 선을 다음과 같이 부른다.

가. 상단부- 상부기본선

나. 하단부- 하부한계선

다. 좌 측- 좌측기본선

라. 우 측- 우측한계선

제27조(문서의 기안) ① 문서의 기안은 전자문서로 하는 것을 원칙으로 한다. 다만, 업무의 성질상 전자문서로 기안하기 곤란하거나 그 밖의 특별한 사정이 있으면 그러하지 아니하다.(2015. 10. 6 신설)

② 문서의 기안은 별지 제16호 서식으로 작성하고 기안문은 두문, 본문 및 결문으로 구성한다. 다만, 관계 서식이 따로 있는 경우에는 그 내용을 관계 서식에 기입하는 방법으로 할 수 있다.

제28조(두문) ① 두문(頭文)은 각급회명과 수신란으로 구성하되, 다음 각 호의 구분에 따라 표시한다. 이 경우 두문의 여백에는 당해회의 로고․상징․마크․홍보문구 또는 바코드 등을 표시할 수 있다.(2015. 10. 6 개정)

1. 각급회명은 상부 중앙에 자체회명 만을 쓴다.

중앙회의 경우: 대한민국재향경우회

시․도회 및 해경회의 경우: ○○재향경우회, 대한민국해경재향경우회

특별회의 경우:

참전회 : 대한민국참전경찰국가유공자회

여경회: 대한민국여경재향경우회

전·의경회: 대한민국전·의경재향경우회

기능회: 대한민국기능재향경우회

지역회의 경우: ○○재향경우회, ○○해경재향경우회

특별회 산하회의 경우: ○○참전경찰국가유공자회, ○○여경재향경우회, ○○전·의경재향경우회

2. 수신자란에는 다음 각 목과 같이 표시한다.

가. 수신자가 없는 내부결재 문서인 경우에는ꡒ내부결재ꡓ로 표시한다.

나. 수신자가 있는 경우에는 수신자명을 표시하고, 그 다음에 이어서 괄호 안에 업무를 처리할 보조부서를 표시한다. 다만, 수신자가 여럿인 경우에는 두문의 수신자란에ꡒ수신자 참조ꡓ라고 표시하고 결문의 발신명의 다음줄에 수신자란을 따로 설치하여 수신자명을 표시할 수 있다.

3. 수신자란에는 기관일 경우에는 그 소속장 명의를, 민원인일 경우에는 존칭을 생략하고 주소와 이름을 기입한다.

제29조(본문) ① 본문은 제목, 내용 및 붙임(문서에 다른 서식 등이 첨부되는 경우에만 해당된다)으로 구성한다.(2012. 10. 25 개정)

② 제목은 본문의 내용을 알 수 있도록 표현하여야 한다.

③ 문서의 내용을 둘 이상의 항목으로 구분할 필요가 있으면 그 항목을 순서(항목 구분이 숫자인 경우에는 오름차순, 한글인 경우에는 가나다순을 말한다)대로 표시하되, 상위 항목부터 하위 항목까지 1., 가., 1), 가), (1), (가), ①, ㉮의 형태로 표시한다. 다만, 필요한 경우에는 □, ○, ­, · 등과 같은 특수한 기호로 표시할 수 있다.

④ 문서에 금액을 표시할 때에는 아라비아 숫자로 쓰되, 숫자 다음에 괄호를 하고 다음과 같이 한글로 적어야 한다.(예시 : 금 113,560원(금 일십일만삼천오백육십원))

⑤ 문서에 다른 서식 등이 첨부되는 경우에는 본문의 내용이 끝난 줄 다음에ꡒ붙임ꡓ표시를 하고 첨부물과 명칭 수량을 적되, 첨부물이 두 가지 이상인 경우에는 제3항에 따라 항목을 구분하여 표시하여야 한다.

⑥ 본문의 마지막에는 다음과 같이ꡒ끝ꡓ표시 등을 한다.

1. 본문의 내용(본문에 붙임이 있는 경우에는 붙임을 말한다)의 마지막 글자에서 한 글자(2타) 띄우고ꡒ끝ꡓ표시를 한다. 다만, 본문의 내용이나 붙임에 적은 사항이 오른쪽 한계선에 닿은 경우에는 다음 줄의 왼쪽 한계선에서 한 글자(2타) 띄우고 ꡒ끝ꡓ표시를 한다.

2. 제1호에도 불구하고, 본문의 내용이 표 형식으로 끝나는 경우에는 표의 마지막 칸까지 작성되면 표 아래 왼쪽 한계선에서 한 글자(2타)를 띄운 후 ꡒ끝ꡓ표시를 하고, 표의 중간까지만 작성된 경우에는 ꡒ끝ꡓ표시를 하지 않고 마지막으로 작성된 칸에 ꡒ이하빈칸ꡓ으로 표시한다.

제30조(결문) 결문은 다음 각 호의 사항으로 구성한다.

1. 발신명의

2. 기안자‧검토자‧협조자‧결재권자의 직위나 직급 및 서명(전자이미지 서명과 전자문서 서명을 포함한다. 이하 같다)

3. 생산등록번호와 접수등록 번호, 시행일 및 접수일

4. 우편번호‧주소‧홈페이지주소‧전화번호‧팩스번호‧공개구분

제31조(기안자 등의 표시)

① 기안자, 검토자 또는 협조자는 기안문의 해당란에 서명하되, 검토자나 협조자가 다른 의견을 표시하는 경우에는 직위나 직급 다음에ꡒ의견있음ꡓ이라고 표시하여야 한다.(2015. 10. 6 신설)

② 기안 서식 이외의 문서에는 명의란 또는 적당한 공백에 결재표시를 한다.

(2015. 10. 6 신설)

제32조(문서의 검토 및 협조)

① 기안문은 결재권자의 결재를 받기 전에 보조자 등의 검토를 받아야 한다. 다만, 보조자 등이 출장 등의 사유로 검토할 수 없는 등 부득이한 경우에는 검토를 생략할 수 있으며, 이 경우 검토자의 서명란에 출장 등의 사유를 적어야 한다.(2015. 10. 6 신설)

② 기안문의 내용이 다른 부서의 업무와 관련이 있을 때에는 그 부서의 협조를 받아야 한다.

③ 다른 부서에서 제2항에 따라 협조하는 경우에 그 내용과 다른 의견이 있으면 기안문 또는 별지에 그 의견을 표시하여야 한다.

제33조(중앙회의 문서의 결재) ① 문서는 회장의 결재를 받아야 한다. 다만, 사무총장 명의로 발신하는 문서는 사무총장의 결재를 받아야 한다.

② 회장은 업무의 내용에 따라 사무총장에게 위임전결하게 할 수 있다.

③ 구체적인 세부전결사항은 회장이 따로 정한다. (2012. 10. 25 개정)

④ 회장이 휴가, 출장, 그 밖의 사유로 결재할 수 없을 때에는 사무총장이 대결하고 내용이 중요한 문서는 사후에 보고하여야 하며, 미리 그 처리의 방침을 지시한 사안은 이에 따라 대결한다.

⑤ 사무총장 부재시에는 기획관리본부장이 대결한다.(2012. 10. 25 개정)

제34조(사무총장의 전결사항) 사무총장의 전결사항은 다음 각 호와 같다.(2008. 4. 29 개정)

1. 경우회 운영중 장기계획, 연간사업계획, 중요한 업무계획 등을 제외한 일반업무계획의 수립 및 실천에 관한 사항

2. 처장급이하 직원의 복무(연가, 출장, 청가 등)에 관한 사항

3. 승인받은 범위내의 예산의 집행에 관한 사항

다만, 1,000만원 이상의 장비 및 물품의 구매(입찰계약)와 2,000만원 이상의 공사계약에 관한 사항은 제외

4. 고용원 임면에 관한 사항

5. 지속적이고 반복적인 일상업무의 처리에 관한 사항

6. 기획 및 관리업무 중 관례적인 사항

7. 회의 감사업무 중 관례적인 사항

8. 고용원의 근무배정에 관한 사항

9. 물품출납업무 중 관례적인 사항

10. 회계처리 업무 중 관례적인 사항

11. 조직운영 업무 중 관례적인 사항

12. 회원증 발급 및 회원의 복지업무 중 관례적인 사항

13. 섭외 및 공보업무 중 관례적인 사항

14. 각종 수익사업 업무 중 관례적인 사항

15. 각종 개발사업 업무 중 관례적인 사항

제35조(전결권자의 책임) 전결권자는 그 전결한 사항에 대하여 직무상의 책임을 진다.

제36조(전결권한의 행사) ① 전결사항이라 할지라도 회장의 별도지시가 있을 때에는 그에 따라야 한다.

② 각 직위의 권한사항이 타부서와 관련이 있는 것에 대하여는 협조를 하여 전결권한을 정한다.

③ 전결사항이라 할지라도 특히 중요한 사항 또는 이례적인 사항은 사전에 상급직위의 승인을 받아 시행하여야 하며 부득이한 경우에는 사후에 상급직위에게 보고하여야 한다.

④ 긴급한 사유발생으로 정상적인 행정절차를 취할 수 없을 때에는 권한 외의 사항일지라도 긴급 조치를 취할 수 있으나 이러한 경우 지체없이 상급직위에게 보고하여야 하고 권한자의 결재를 받아야 한다.

제37조(결재의 표시요령)

① 결재권자의 서명란에 서명날짜를 함께 표시한다.

② 위임전결하는 경우에는 전결하는 사람의 서명란에ꡒ전결ꡓ표시를 한 후 서명하여야 한다.

③ꡒ서명ꡓ또는ꡒ전결ꡓ을 하지 아니하는 사람의 서명란은 만들지 아니한다.

제38조(문서의 등록) ① 문서를 생산(접수)하였을 때에는 해당 문서에 대한 결재(접수)가 끝난 즉시 결재(접수)일자 순에 따라 문서등록대장에 등록하고 생산(접수)등록번호를 부여하여야 한다.

② 문서의 등록번호는 처리부서별로 문서등록대장에 생산문서‧접수문서를 통합하여 등록된 순서에 따라 연도별 일련번호를 부여하여야 한다.

(예시 : 기획처 - ◌◌◌, 총무처 - ◌◌◌, 재정처 - ◌◌◌)

③ 일반문서에 첨부된 녹음테이프 등 규격이 달라 함께 관리가 곤란한 첨부물은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」에 따른다.

제39조(시행문의 작성) ① 결재가 끝난 일반기안문(별지 제16호 서식)에 문서등록을 한 후 복사하여 직인 날인 후 시행한다.(2015. 10. 6 신설)

② 시행문의 수신자가 여럿인 경우 그 수신자 전체를 함께 표시하여 시행문을 작성‧시행할 수 있다. 다만, 수신자의 개인정보 보호 등을 위하여 필요할 때에는 수신자별로 작성‧시행하여야 한다.

제40조(발신명의) ① 문서의 발신 명의는 각급회의 회장으로 한다.

② 제1항에도 불구하고 사무총장 산하 각 부서에 발신하는 문서는 해당 부서장의 명으로 한다.

③ 발신할 필요가 없는 내부결재문서는 발신명의를 표시하지 아니한다.

제41조(직인의 날인 또는 서명) ① 제37조제1항에 따라 각급회장의 명의로 발신하는 문서의 발신명의에는 직인(전자이미지직인을 포함한다)을 찍는다. 다만, 직인 날인(捺印)을 갈음하여 서명(전자이미지서명을 제외한다)을 할 수도 있다.

② 제37조제2항에 따라 사무총장 산하 각 부서 상호간에 발신하는 문서의 발신명의에는 각 부서의 장이 서명을 한다.

③ 경우신문에 실리는 문서에는 직인 또는 서명을 하지 아니하며, 경미한 내용의 문서에는 직인날인 또는 서명을 생략할 수 있다.

④ 직인을 찍어야 할 문서로서 다수의 수신자에게 동시에 발신 또는 교부하거나 알리는 문서에는 직인의 날인을 가름하여 인쇄하여 사용할 수 있다.

제42조(문서의 발신) ① 모든 문서는 업무상 필요에 따라서 발신할 수 있으며 정상적인 계통에 따라 발신함을 원칙으로 한다.

② 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 해당 문서를 생산한 처리부서의 장의 승인을 받아 이미 발신한 문서의 수신자를 변경하거나 추가하여 다시 발신할 수 있다.(2015. 10. 6 신설)

1. 회장 또는 사무총장의 지시가 있는 경우

2. 수신자의 명칭이 변경된 경우

3. 착오로 인하여 수신자를 누락하였거나 잘못 지정한 경우

제43조(문서의 발신방법 등) ① 문서는 정보통신망을 이용하여 발신하는 것을 원칙으로 한다. 다만, 전자문서 중 정보통신망을 이용하여 발송할 수 없는 문서는 이를 출력하여 발송할 수 있다.(2012. 10. 25 개정)

② 제1항에도 불구하고 업무의 성질상 제1항에 따른 방법이 적절하지 아니하거나 그 밖의 특별한 사정이 있으면 우편‧팩스 등의 방법으로 문서를 발신할 수 있으며, 내용이 중요한 문서는 등기우편이나 그 밖에 발신 사실을 증명할 수 있는 특수한 방법으로 발신하여야 한다.

③ 제2항에 따라 우편‧팩스 등의 방법으로 문서를 발신한 때에는 그 발신기록을 증명할 수 있는 관계 서류 등을 기안문과 함께 보존하여야 한다.

제44조(결재받은 문서의 수정) 결재를 받은 문서의 일부분을 삭제하거나 수정할 때에는 재작성하여 결재를 받아야 한다. 다만, 종이문서의 경우로서 삭제하거나 수정하려는 사항이 명백한 오류의 정정 등 경미한 사항인 경우에는 원안의 글자를 알 수 있도록 해당 글자의 중앙에 가로로 두 선을 그어 삭제하거나 수정하고, 삭제하거나 수정한 사람이 그 곳에 서명이나 날인을 하여야 한다.(2015. 10. 6 신설)

제45조(문서의 접수․처리) ① 각급회에 도착되는 모든 문서는 총무처(부)에서 접수하여 개봉한다.

② 접수한 문서에는 접수일시와 접수등록번호를 전자적으로 표시하되, 종이문서인 경우에는 별지 제19호 서식의 접수인을 찍고 접수일시와 접수등록번호를 적는다. 접수인을 찍는 경우에는 특별한 사유가 없으면 접수한 문서의 오른쪽 위 여백에 찍어야 한다.

③ 접수된 문서가 2개부서 이상에 관련되었을 때에는 가장 관계가 많은 부서에 배부한다.

④ 처리담당자는 공람할 자의 범위를 정하여 그 문서를 공람하게 할 수 있다. 이 경우 전자문서를 공람하였다는 기록이 업무관리시스템 상에서 자동으로 표시되도록 하여야 한다.

⑤ 제4항에 따라 공람을 하는 결재권자는 문서의 처리기한과 처리방법을 지시할 수 있으며, 필요하면 업무분장된 담당자 외에 그 문서의 처리담당자를 따로 지정할 수 있다.

⑥ 친전봉서(親展封書) 또는 전보 등 각 부서장 이상에게 오는 것은 직접 해당부서 또는 개인에게 접수처에서 개봉하지 않고 배부한다.

⑦ 외국으로부터 도달되는 문서는 모두 총무처에서 접수하여 일반 공문서 취급요령과 동일하게 취급한다.

⑧ 홈페이지 등을 이용하여 회원 기타 일반인으로부터 받은 문서는 제1항부터 제5항까지의 규정에 따라 처리한다. 이 경우 해당 문서에 관한 위조‧변조 방지 조치 등으로 인하여 접수일시, 접수등록번호를 표시할 수 없으면 그 문서에 표시하지 아니할 수 있고 발신자의 주소와 성명 등이 불분명할 때에는 접수하지 아니할 수 있다.

⑨ 감열(感熱)기록방식의 팩스로 보존기간이 3년 이상인 문서를 수신한 때에는 당해 문서를 복사하여 접수하여야 한다. 이 경우 수신한 문서는 폐기한다.

제46조(문서의 쪽 번호 등 표시) 2장 이상으로 이루어진 문서가 제1호 각 목의 어느 하나에 해당하는 경우에는 제2호 각 목의 구분에 따라 쪽 번호 또는 발급번호를 표시하거나 간인(間印) 등을 하여야 한다.(2015. 10. 6 개정)

1. 대상문서

가. 문서의 순서 또는 연결 관계를 명백히 할 필요가 있는 문서

나. 사실관계나 법률관계의 증명에 관계가 되는 문서

다. 등록 등에 관계되는 문서

2. 표시방법

가. 전자문서의 경우 : 문서의 중앙 하단에 쪽 번호를 표시하되, 문서의 순서 또는 연결관계를 명백히 할 필요가 있는 중요한 문서에는 해당 문건의 전체 쪽 수와 그 쪽의 일련번호를 붙임표( - )로 이어 표시한다.

나. 종이문서의 경우 : 직인 관리자가 관인을 이용하여 간인한다. 다만, 민원서류나 그 밖에 필요하다고 인정하는 종이문서에는 간인을 갈음하여 천공(穿孔)방식으로 표시할 수 있다.

제47조(문서의 통제) ① 각급회에서는 사무처(국)장 책임하에 발신문서 및 접수문서 등 문서전체를 통제한다.

제48조(문서의 편철) ① 문서의 편철은 종결한 일자순으로 한다.

② 예규 문서는 누년 편철한다.

③ 예규 문서에 편철한 문서에 변경이 있는 사항은 그때마다 가제정정(加除訂正)한다.

제49조(보존기간) ① 각 종결문서의 보존기간을 특별히 규정한 것을 제외하고는 다음 각 호에 따라 처리하여야 한다.

1. 특수문서는 법규집, 연혁, 총회 및 이사회 등의 의사록, 회보, 사령대장, 재산대장, 인허가서류, 회장업무 인계인수서 등으로 영구 보존하여야 한다.

2. 갑류문서는 경리장부와 증빙서류, 인사발령서류, 각종사업 계약서류, 회원등록서류, 신분증 발급대장, 예금통장 등으로 10년간 보존하여야 한다.

3. 을류문서는 1, 2호의 문서를 제외한 일반문서로 3년간 보존하여야 한다.

4. 병류문서는 1, 2, 3호 문서를 제외한 보존의 필요성이 없는 문서로 1년이 경과된 후 폐기한다.

② 제1항의 문서보존은 문서 종결의 다음해 1월 1일부터 기산한다.

③ 각급회는 매년 12월말에 자체내의 통제원 입회하에 보존기간이 끝난 문서를 폐기한다.

제50조(문서의 인계) 종결된 문서는 주무부서에서 매년 1월말일 한 이를 총무처(국)에 인계한다. 단, 주무부서에서 필요한 편철문서와 보관서류는 주무부서에서 보관할 수 있다.

제5장 회지발간

제51조(목적) 이 장(章)은 경우회 회지발간 및 보급에 관하여 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제52조(제호 및 성격) 회지의 제호는「경우신문」으로 하고 성격은 경우회 홍보 및 경찰 홍보와 회원소식지로 활용한다.

제53조(판형 및 간별) 회지의 판형(版型)과 간별(刊別)은 발행인이 정한다.

제54조(발행인 및 편집인) 경우신문의 발행인은 경우회 회장이 편집인은 사무총장이 된다.

제55조(구독대상) 경우신문의 구독대상자는 경우회원, 현직에 있는 경찰공무원과전․의경(명예회원) 및 구독을 희망하는 일반인으로 한다.

제56조(인쇄인) 인쇄인은 언론기본법에서 정한 시설기준을 갖춘 인쇄사(소)중 본회와 인쇄계약을 체결한 인쇄사(소)의 대표자로 한다.

제57조(소재지) 경우신문의 소재지는 대한민국재향경우회 중앙회로 한다.(2020.5)

제58조(발행목적 및 내용) 정치를 제외한 전․현직 경찰관들의 활동상과 경찰시책, 안보관련 내용에 관해 보도논평하고 밝고 건강한 시민의식을 고취하여 범죄예방 및 정의사회 구현, 국가안보의식 제고 등에 기여함을 목적으로 하는 내용을 게재한다.

제59조(인쇄위탁) 본회가 신문발행 시설을 갖출 때까지는 신문제작 시설을 갖춘 인쇄사(소) 또는 중앙일간지에 신문인쇄 제작을 위탁할 수 있다.

제60조(구독방법) 경우신문의 구독은 정기구독과 평생구독으로 구분한다.

1. 정기구독은 구독자가 희망하는 기간(1년, 3년, 5년 등) 소정의 구독료를 납부하는 방법으로 한다.

2. 평생구독은 소정의 구독료를 일시에 납부하는 방법으로 한다.

제61조(구독료) 경우신문의 구독료는 발행인이 정한다.

제62조(광고게재) 경우신문의 원활한 운영을 위하여 건전한 광고를 게재할 수 있다.

제63조(광고료) 경우신문의 광고료는 발행인이 정한다.

제64조(광고신탁 의뢰) 경우신문에 게재할 광고위탁은 임직원과 회원 및 일반인도 할 수 있다.

제65조(광고수당지급) 경우신문의 광고수당은 발행인이 별도로 정하며 광고수주자에게 소정의 광고수당을 지급한다.

제66조(위임규정) 이 규정에 명시되지 않은 사항은 회장이 정한다.

부 칙

① (시행일) 이 규정은 1985년 3월 1일부터 시행한다.

② (시행일) 이 규정은 1988년 5월 10일부터 시행한다.

③ (시행일) 이 규정은 1990년 12월 20일부터 시행한다.

④ (시행일) 이 규정은 1999년 6월 1일부터 시행한다.

⑤ (시행일) 이 규정은 2000년 3월 1일부터 시행한다.

⑥ (시행일) 이 규정은 2008년 4월 30일부터 시행한다.

⑦ (시행일) 이 규정은 2012년 10월 25일부터 시행한다.

⑧ 직제규정 제3조 제2항 1호중 운영본부장을 회관건설추진단장(겸 재정 및 대외협력사업본부장)으로 하고 2호중 관리본부장은 총무, 기획·홍보업무를 회관건설추진단장(겸 재정 및 대외협력사업본부장)은 회관건설 및 대외협력, 수익사업, 재정업무를 담당한다.

⑨ (시행일) 이 규정은 2013년 10월 24일부터 시행한다.

⑩ (시행일) 이 규정은 2015년 10월 6일부터 시행한다.

⑪ (시행일) 이 규정은 2020년 5월 20일부터 시행한다.